İtiraz / Şikayet Süreci
İtirazlar başvuru sahibi, adaylar veya belgelendirilmiş kişiler tarafından yapılabilir. Şikayetler ise, başvuru sahibi, adaylar ve belgelendirilmiş kişilerin yanı sıra, işverenler, hizmet alanlar veya ilgili diğer kesimler tarafından yapılabilir.İtiraza konu olabilecek durumlar şunlardır:
- Başvuru şartlarına uygunluk
- Sınavın değerlendirilmesi
- Belgelendirme kararları
- Gözetim ve yenileme işlemleri
- Belge iptali, askıya alınması, kapsamının genişletilmesi veya daraltılması işlemleri
Şikayete konu olabilecek durumlar şunlardır:
- Personelimizin belgelendirme politikasına uygun olmayan davranışları
- Tüm gizlilik ve güvenlik ihlalleri
- Belgelendirilmiş kişinin belgelendirme sözleşmesine uygun olmayan işlem ve davranışları
Chef Akademi Sınav ve Belgelendirme Merkezi, başvuru sahibinin sınavını ve/veya aralarında belirledikleri hizmeti gerçekleştirecektir. Tüm itiraz ve şikayet kayıtları bilgisayar aracılığı ile tutulur. İtiraz ve şikayetler merkezimizde Kalite Yöneticisi, sınav yerlerinde Değerlendirici veya Chef Akademi Sınav ve Belgelendirme Merkezi web sitesi aracılığı ile alınır. İtiraz veya şikayet sahibi, doldurduğu itiraz ve şikayet formunu merkezimize veya Değerlendiriciye elden teslim eder veya web sitesi üzerinden online olarak iletir. İtiraz veya şikayetler, ilk değerlendirmenin yapılması için Kalite Yöneticisine iletilir.
İtiraz ve şikayetler, öncelikle Kalite Yöneticisi ve/veya Genel Müdür ile ilgili sınav sürecinde görev almamış bir Belgelendirme Karar Vericisi veya İç Doğrulayıcı tarafından en geç 1 hafta içerisinde, itiraz/şikayetin belgelendirme faaliyeti ile ilgili olup olmadığı değerlendirilerek, söz konusu itiraz veya şikayete bir çözüm üretilebilmesi için gerekli çalışmalar yerine getirilir. Teknik hususlar/kusurlardan kaynaklı durumlar söz konusu ise başvuru sahibinin başvurusu değerlendirilerek başvuru sahibinin haklı olması durumunda Kalite Yöneticisi tarafından bu durum düzeltilir. Düzeltilmesi durumunda ise itiraz ve şikayet kaydı kapatılır. Kalite Yöneticisinin görev alanına girmeyen, çözümlenemeyecek bir durum söz konusu ise itiraz ve şikayete tabi konulardan kaynaklı durum söz konusu olması halinde ise Kalite Yöneticisi ve/veya Genel Müdür tarafından, konu en geç 1 hafta içerisinde itiraz ve şikayet değerlendirme komisyonuna havale edilir. Konu ile ilgili tüm bulgu, değerlendirme ve kararlar "İtiraz ve Şikayet Formu"na işlenir.
İtiraz ve şikayet değerlendirme komisyonu bir itirazı / şikayeti değerlendirmeden önce, başvuru sahibi ile komisyon üyeleri arasında tarafsızlığı gölgeleyebilecek bir ilinti bulunup bulunmadığını değerlendirir. Eğer böyle bir durum tespit edilirse, ilgili komisyon üyesinin katılmadığı başka bir toplantı tertip edilerek, bu başvuru o toplantıda ele alınır. İtiraz/şikayet sahibi ve itiraz/şikayet içeriği ile ilgili bilgiler gizlilik kapsamında değerlendirilerek tüm çalışmalar yürütülmektedir.
Komisyon toplantısında konu ile ilgili bulgular ve kayıtlar incelenerek, en geç 15 iş günü içerisinde itiraz veya şikayet bir sonuca bağlanır. Değerlendirme sonucunda itiraz veya şikayet sahibinin talebi olumlu bulunursa, ilgili kişi veya kişilerin haklarını koruyacak düzenlemeler yapılır ve gerekli durumlarda düzeltici ve önleyici faaliyet başlatılabilir. Düzeltici ve Önleyici Faaliyet süreçleri, Düzeltici ve Önleyici Faaliyet Prosedürüne göre takip edilmektedir. İtiraz ve/veya şikayet sahibine başvuru aşamasında başvuru sahibinin gerek sınav sonucu gerek ise itiraz/şikayet sonuçlarını kendisinin belirlediği şekilde (elektronik posta aracılığı, telefona mesaj iletisi vb. şeklinde) Kalite Yöneticisi tarafından bildirimi sağlanır.
İtiraz ve şikayet değerlendirme komisyonu Chef Akademi Sınav ve Belgelendirme Merkezimiz bünyesinde şikayet ve itirazların değerlendirilmesinde son mercidir.
Başvuru sahibinin sınav sonucuna itirazı ve/veya şikayeti gerekli bildirim şeklinin tebliğinden itibaren 7 (yedi) gündür.
Başvuru sahibinin söz konusu bu süre içerisinde karara itiraz etmemesi halinde kararın kesinleşeceğini başvuru sahibi sınav başvurusu esnasında kendisine imzalatılan "İtiraz ve/veya Şikayet İle İlgili Olarak Tarafların Hak ve Yükümlülükleri" ile kabul, beyan ve taahhüt etmiştir.
İtiraz ve Şikayet Değerlendirme Komisyonu kararlarına, Chef Akademi Sınav ve Belgelendirme Merkezimiz bünyesinde 1 kez daha başvuru sahibi tarafından itiraz edilebilir. İtiraz ve Şikayet Değerlendirme Komisyonu kararının başvuru sahibine gerekli bildirim şeklinin tebliğinden itibaren 7 (yedi) gündür. İtiraz ve Şikayet Değerlendirme Komisyonu kararına itiraz olması durumunda İtiraz ve Şikayet Değerlendirme Komisyonu tarafından verilecek bu kararın kesin karar olduğunu başvuru sahibi "İtiraz ve/veya Şikayet İle İlgili Olarak Tarafların Hak ve Yükümlülükleri"ni imzaladığı an itibariyle kabul, beyan ve taahhüt etmiştir.
Adaya, sınav başvurusu alınırken "Aday Başvuru Formu" ile birlikte "İtiraz ve/veya Şikayet İle İlgili Olarak Tarafların Hak ve Yükümlülükleri" beyan edilerek itiraz ve şikayet konuları hakkında bilgilendirme yapılmaktadır.
Eğer başvuru sahibi halen itiraz veya şikayetini sürdürüyor ise ilgili mahkemelere başvuruda bulunabilir.